Cum să îmbunătățiți gestionarea creanțelor comerciale

Gestionarea creanțelor comerciale este o funcție vitală a oricărei afaceri. Cât de bine gestionați creanțelor comerciale are un impact direct asupra fluxului de numerar și, în cele din urmă, asupra profitului organizației dvs.

Acest ghid explică de ce gestionarea creanțelor comerciale este atât de importantă, provocările comune cu care se confruntă companiile și cele mai bune practici pe care să le implementeze acum.

Aflați cum să vă îmbunătățiți procesele de gestionare a creanțelor, astfel încât echipele dvs. să se dezvolte, să devină active și să preia proiecte mai semnificative, care nu implică urmărirea conturilor delincvente.

1) De ce contează gestionarea creanțelor comerciale?

Gestionarea creanțelor comerciale acoperă toate procesele legate de facturarea clienților și colectarea plăților pentru bunuri sau servicii.

Un proces eficient de gestionare a creanțelor vă ajută să mențineți un flux de numerar sănătos pentru a acoperi cheltuielile de exploatare și a vă extinde afacerea. În schimb, fluxul de numerar insuficient poate duce la consecințe grave, cum ar fi o creștere mai lentă sau chiar faliment.

2) Procesul de gestionare a creanțelor comerciale

În timp ce procesul exact poate varia de la o afacere la alta, procesul de conturi de încasat al fiecărei organizații include trei funcții principale: Emiterea conturi de plata și colectare.

• Emiterea conturi de plată

  Conturile de plată sunt trimise clienților pentru a-i notifica cu privire la conturile neplătite.

• Încasarea și reconcilierea plăților

  Plățile sunt încasate de la clienți și conturile de plată sunt reconciliate.

Realitatea procesului de creanțelor comerciale nu este atât de simplă. Efectuarea și gestionarea acestor funcții de bază necesită o serie de sarcini și considerații suplimentare.

De exemplu, cel mai bine este să trimiteți memento-uri clienților în timp util, între momentul trimiterii conturi de plată și data scadentă a plății. Modul în care trimiteți și urmăriți aceste mementouri face, de asemenea, parte din procesul de gestionare a creanțelor.

Pe lângă emiterea conturi de plată și încasarea plăților, o altă parte importantă a gestionării creanțelor este raportarea. Posibilitatea de a vedea un instantaneu al stării actuale a performanței este esențială pentru gestionarea eficientă a creanțelor. În orice moment, ar trebui să aveți acces ușor la date precise privind valorile cheie, cum ar fi data scadentă a conturilor de încasat (DSO) sau rata de cifra de afaceri.

3) Probleme generale ale managementului creantelor

Afacerile de astăzi se confruntă cu multe provocări atunci când vine vorba de procesele de facturare și creanțe, care afectează negativ lichiditatea.

Unele dintre cele mai frecvente probleme cu creanțele includ:

• Erori in cont de plată
• Plăți cu întârziere
• Mementouri ratate
• Ștergerea conturilor neplătite ca datorii neplătite
• Distribuirea incorectă a plăților
• Experiență proastă a clienților
• Timp limitat de angajat

Dacă aceste probleme vă împiedică afacerea, examinați-vă procesele de gestionare a creanțelor pentru a identifica cele mai semnificative puncte de dificultate și zone de oportunitate.

4) Beneficiile automatizării gestionării creanțelor

Cea mai eficientă modalitate de a îmbunătăți gestionarea creanțelor în organizația dvs. este automatizarea proceselor cât mai mult posibil.

O soluție cuprinzătoare de automatizare a creanțelor vă permite să beneficiați de câteva beneficii cheie:

• Precizie mai mare

  Eroarea umană poate duce la probleme costisitoare. Automatizarea reduce cantitatea de introducere manuală necesară, ceea ce ajută la prevenirea inexactităților.

• Facturare și primire mai rapidă a plăților.

  Automatizarea ajută la accelerarea procesului de creanțe, astfel încât să puteți fi plătit mai repede. Facturile electronice pot fi setate să fie trimise atunci când se face o vânzare, iar mementourile automate pot fi programate pentru a încuraja plățile la timp.

• Creșterea productivității angajaților.

  Automatizarea reduce dramatic timpul necesar pentru facturarea manuală și sarcinile de colectare, ceea ce înseamnă că angajații dvs. se pot face mai mult și se pot concentra pe proiecte mai mari.

• Raportare și prognoză îmbunătățite.

Cu automatizare, puteți colecta cu ușurință datele de care aveți nevoie pentru a raporta KPI-uri. Sistemul automat de raportare poate fi folosit și pentru a prezice cu precizie chitanțele de plată pe baza datelor istorice.

Aflați mai multe despre automatizare în Ghidul nostru Automatizarea gestionării creantelor comerciale.

5) Cele mai bune practici în managementul conturilor de încasat

• Automatizați facturarea

  Nu puteți fi plătit până când nu trimiteți o factură, așa că este important să preveniți ca procesele ineficiente sau erorile manuale să întârzie facturarea. În schimb, încercați o soluție de facturare automată. Instrumentele automate de facturare pot genera facturi de îndată ce vânzările sunt introduse în sistem. Aceste instrumente pot fi apoi configurate pentru a trimite aceste facturi electronic destinatarilor imediat. Acest lucru elimină nevoia de a petrece nenumărate ore creând manual facturile pentru a vă ajuta să fiți plătit mai repede.

• Trimiteți și urmăriți mementouri pe mai multe canale

  Mementourile sunt o modalitate excelentă de a încuraja clienții să plătească facturile restante, dar aveți nevoie de un sistem organizat pentru a menține efective mementourile de plată. Mai întâi, trimiteți mementouri pe mai multe canale. Puteți începe cu mementouri prin e-mail, dar ar trebui să aveți, de asemenea, un sistem care să includă scrisori fizice, apeluri telefonice și chiar notificări legale atunci când anumiți marcatori sunt transmise. De exemplu, dacă 15 zile întârzie, este trimis un e-mail. După 30 de zile, se trimite o scrisoare fizică. După 45 de zile, sună telefonul. Un proces eficient de colectare nu depinde doar de o singură metodă de comunicare. De exemplu, clienții pot pierde un e-mail sau pot pierde un e-mail, dar este mai probabil să vă atingeți obiectivul dacă utilizați diferite puncte de contact. În al doilea rând, de fiecare dată când contactați un client, acesta trebuie documentat. Acest lucru vă va ajuta să îmbunătățiți urmărirea internă și să creați o urmă de hârtie dacă trebuie luate măsuri legale.

• Ușurează plata

  Barierele de plată pot încetini procesul de conversie a unui cont în numerar și pot limita fluxul de numerar. Prin urmare, este în interesul dumneavoastră să eliminați cât mai multe dintre aceste bariere posibil. Acest lucru începe prin a face cât mai ușor posibil pentru clienți să transfere plăți.
  Software-ul modern de colectare poate oferi soluțiile de care aveți nevoie pentru a realiza acest lucru, inclusiv:

  • Crearea de portaluri de plată cu autoservire pentru clienți

  • Acceptați diverse opțiuni de plată

  • Activați planurile de plată sau facturarea abonamentului

6) Management eficient al creantelor cu facturare

Automatizarea este cheia pentru gestionarea îmbunătățită a creanțelor. Oferiți echipei dvs. instrumentele de care au nevoie pentru a maximiza eficiența procesului de plată, a vă înțelege clienții și a îmbunătăți fluxul de numerar cu automatizarea creanțelor.

E-Cont.md vă permite să programați toate lucrările cu creanțe, inclusiv tablouri de bord, raportare integrată și instrumente specializate pentru gestionarea eficientă a creanțelor. Înregistrați-vă pe e-Cont.md pentru a vedea ce vă putem oferi astăzi pentru afacerea dvs.