Управление дебиторской задолженностью является жизненно важной функцией любого бизнеса. То, насколько хорошо вы управляете дебиторской задолженностью, напрямую влияет на денежный поток и, в конечном счете, на итоговую прибыль вашей организации.
В этом руководстве рассказывается, почему так важно управление дебиторской задолженностью, общие проблемы, с которыми сталкиваются компании, и рекомендации, которые следует начать внедрять прямо сейчас.
Узнайте, как улучшить процессы управления дебиторской задолженностью, чтобы ваши команды могли расти, становиться активными и браться за более значимые проекты, не связанные с отслеживанием просроченных счетов.
1) Почему управление дебиторской задолженностью имеет значение?
Управление дебиторской задолженностью охватывает все процессы, связанные с выставлением счетов клиентам и сбором платежей за товары или услуги.
Эффективный процесс управления дебиторской задолженностью помогает поддерживать здоровый денежный поток для покрытия операционных расходов и масштабирования вашего бизнеса. И наоборот, недостаточный денежный поток может привести к серьезным последствиям, таким как замедление роста или даже банкротство.
2) Процесс управления дебиторской задолженностью
Хотя точный процесс может варьироваться от одного бизнеса к другому, процесс дебиторской задолженности каждой организации включает в себя три основные функции: выставление счетов и сбор платежей.
-
Выставление счетов
Клиентам отправляются счета-фактуры, чтобы уведомить их о неоплаченных счетах. -
Сбор платежей и сверка
Платежи собираются от клиентов, а счета сверяются.
Реальность процесса дебиторской задолженности не так проста. Выполнение этих основных функций и управление ими требует выполнения ряда дополнительных задач и соображений.
Например, лучше всего своевременно отправлять клиентам напоминания между моментом отправки счета и сроком его оплаты. То, как вы отправляете и отслеживаете эти напоминания, также является частью процесса управления дебиторской задолженностью.
В дополнение к выставлению счетов и сбору платежей, еще одной важной частью управления дебиторской задолженностью является отчетность. Возможность увидеть моментальный снимок текущего состояния производительности имеет решающее значение для эффективного управления дебиторской задолженностью. В любое время у вас должен быть легкий доступ к точным данным по ключевым показателям, таким как Срок погашения дебиторской задолженности (DSO) или коэффициент оборачиваемости.
3) Общие проблемы управления дебиторской задолженностью
Сегодня предприятия сталкиваются со многими проблемами, когда речь идет о процессах выставления счетов и дебиторской задолженности, что негативно влияет на ликвидность.
Некоторые из наиболее распространенных проблем с дебиторской задолженностью включают в себя:
- Ошибки в счете на оплату
- Просроченные платежи
- Пропущенные напоминания
- Списание неоплаченных счетов как безнадежных долгов
- Неправильное распределение платежей
- Плохой клиентский опыт
- Ограниченное время сотрудников
Если эти проблемы мешают вашему бизнесу, изучите процессы управления дебиторской задолженностью, чтобы определить наиболее значимые болевые точки и области возможностей.
4) Преимущества автоматизации управления дебиторской задолженностью
Наиболее эффективный способ улучшить управление дебиторской задолженностью в вашей организации - максимально автоматизировать процессы.
Комплексное решение для автоматизации работы с дебиторской задолженностью позволяет вам воспользоваться несколькими ключевыми преимуществами:
-
Более высокая точность
Человеческая ошибка может привести к дорогостоящим проблемам. Автоматизация уменьшает количество необходимого ручного ввода, что помогает предотвратить неточности. -
Более быстрое выставление счетов и получение платежей.
Автоматизация помогает ускорить процесс обработки дебиторской задолженности, чтобы вы могли быстрее получать платежи. Электронные счета можно настроить на отправку в момент совершения продажи, а автоматические напоминания можно запрограммировать для поощрения своевременных платежей. -
Повышение производительности сотрудников.
Автоматизация значительно сокращает время, необходимое для ручного выставления счетов и задач по сбору платежей, что означает, что ваши сотрудники могут сделать больше и сосредоточиться на более крупных проектах. -
Улучшенная отчетность и прогнозирование.
Благодаря автоматизации вы можете легко собирать данные, необходимые для составления отчетов по ключевым показателям эффективности. Автоматическую систему отчетности также можно использовать для точного прогнозирования получения платежей на основе исторических данных.
Узнайте больше об автоматизации в нашем руководстве Автоматизация управления дебиторской задолженностью
5) Передовой опыт управления дебиторской задолженностью
-
Автоматизировать выставление счетов
Вы не можете получить оплату, пока не отправите счет, поэтому важно не допустить, чтобы неэффективные процессы или ручные ошибки приводили к задержке выставления счетов. Вместо этого попробуйте автоматизированное решение для выставления счетов. Автоматизированные инструменты выставления счетов могут создавать счета-фактуры, как только продажи вводятся в систему. Затем эти инструменты можно настроить на немедленную отправку этих счетов получателям в электронном виде. Это устраняет необходимость тратить бесчисленное количество часов на создание счетов вручную, чтобы помочь вам быстрее получать оплату. -
Отправка и отслеживание многоканальных напоминаний
Напоминания - отличный способ побудить клиентов оплатить неоплаченные счета, но вам нужна организованная система, чтобы ваши напоминания о платежах были эффективными.
Во-первых, отправляйте напоминания по нескольким каналам. Вы можете начать с напоминаний по электронной почте, но у вас также должна быть система, включающая физические письма, телефонные звонки и даже юридические уведомления при прохождении определенных маркеров. Например, при просрочке 15 дней отправляется электронное письмо. Через 30 дней отправляется физическое письмо. Через 45 дней раздается телефонный звонок. Эффективный процесс сбора не зависит только от одного метода коммуникации. Например, клиенты могут пропустить электронное письмо или потерять письмо, но вы с большей вероятностью достигнете своей цели, если будете использовать различные точки соприкосновения.
Во-вторых, каждый раз, когда вы обращаетесь к клиенту, это должно быть задокументировано. Это поможет вам улучшить внутреннее отслеживание и создать бумажный след, если потребуется предпринять юридические действия. -
Сделайте оплату проще
Барьеры для оплаты могут замедлить процесс перевода счета в наличные и ограничить движение денежных средств. Поэтому в ваших же интересах убрать как можно больше таких барьеров. Это начинается с того, чтобы максимально упростить клиентам перевод платежей.
Современное программное обеспечение для коллекций может предоставить решения, необходимые для достижения этой цели, в том числе:-
Создание платежных порталов самообслуживания клиентов
-
Принимать различные варианты оплаты
-
Включить планы платежей или выставление счетов по подписке
-
6) Эффективное управление дебиторской задолженностью с выставлением счетов
Автоматизация является ключом к улучшению управления дебиторской задолженностью. Предоставьте своей команде инструменты, необходимые им для максимальной эффективности процесса платежей, понимания ваших клиентов и улучшения движения денежных средств с помощью автоматизации работы с дебиторской задолженностью.
E-Cont.md позволяет запрограммировать всю работу с дебиторской задолженностью, включая информационные панели, интегрированную отчетность и специализированные инструменты для эффективного управления дебиторской задолженностью. Зарегистрируйтесь на e-Cont.md, чтобы увидеть, что мы можем предложить для вашего бизнеса уже сегодня.