Электронный счет на оплату (анл. Electronic invoice, or e-Invoice) – это цифровой счёт на оплату, который передаётся из одной информационной системы в другую, например, из бухгалтерской программы предприятия в бухгалтерскую программу контрагента или государственного учреждения.
Преимущества: Экономия времени, уменьшение расходов в частном или государственном секторе, уменьшение количества ошибок при вводе данных в бухгалтерскую программу.
Цель - минимизация объемов работы и времени, требуемого для создания и высылки счета на оплату плательщику (покупателю). Услуга e-Cont.md делает большую часть работы за людей. Кроме того, исчезает необходимость распечатывать счёт, посылать его по E-mail (или каким-то другим способом) или вводить в бухгалтерскую программу.
Биллинг (Продвинутый е-Инвойсинг) это процесс выставления счетов на оплату клиентам на регулярной или специальной основе, в зависимости от типа плана, который выбрал клиент.
Выставление счетов на оплату у продавца - это пошаговый процесс запроса оплаты от клиентов посредством выставления счетов.
Электронная система выставления счетов потенциально должна позволять реализовать сложную (продвинутую) процедуру выставления счетов. Автоматизация системы выставления счетов на оплату повысит эффективность бизнес-процессов в компании за счет сокращения времени, затрачиваемого на управление выставлением счетов и устранения возможных ошибок.
Что обычно должна обеспечивать автоматизированная биллинговая система, см ЗДЕСЬ.
Дебиторская задолженность (Коммерческая дебиторская задолженность) (англ. Accounts receivable, A/R) - задолженность предприятию, организации или учреждению от юридических или физических лиц, являющихся их должниками, дебиторами, т.е. долги к получению.
Дебиторская задолженность возникает, когда товары (работы, услуги) реализованы, а денежные средства за них еще не получены, или когда поставщику выплачен аванс, а товары (работы, услуги) в счет него еще не поступили.
НСБУ 2020 Молдова - Национальные Стандарты бухгалтерского учета "Дебиторская задолженность и финансовые инвестиции" (SNC_7_118)
Определения
4. В настоящем стандарте используемые понятия означают:
Дебиторская задолженность – права субъекта, возникающие в результате сделок или прошлых событий, и от погашения которых ожидается поступление (увеличение) ресурсов, содержащих экономические выгоды.
Коммерческая дебиторская задолженность и авансы выданные:
17) Коммерческая дебиторская задолженность включает дебиторскую задолженность за реализованные товары, оказанные услуги и выполненные работы.
18) Коммерческая дебиторская задолженность учитывается по поставке товаров, оказанию услуг и выполнению работ как одновременное увеличение дебиторской задолженности и доходов, в зависимости от обстоятельств, текущих обязательств.
Кредиторская задолженность (Коммерческие обязательства) (англ. Accounts payable, A/P) - задолженность субъекта (предприятия, организации, физического лица) перед другими лицами, которую этот субъект обязан погасить, т.е. долги к уплате.
Кредиторская задолженность возникает, когда от покупателей получен аванс, а товары (работы, услуги) еще не реализованы, или если от поставщика получены товары (работы, услуги), а денежные средства за них еще не выплачены.
НСБУ 2020 Молдова - Национальные Стандарты бухгалтерского учета "Собственный капитал и обязательства" (SNC_9_118)
Определения
4. В настоящем стандарте используемые понятия означают:
Обязательства - существующие обязательства субъекта, возникшие вследствие прошлых экономических фактов и погашение (списание) которых приведет к выбытию (снижению) ресурсов, включающих экономические выгоды.
Коммерческие обязательства:
45. Коммерческие обязательства включают обязательства перед:
1) поставщиками по приобретенным ценностям и услугам;
2) покупателями по полученным авансам в счет будущих поставок товаров и услуг и др.
Срок погашения дебиторской задолженности (англ. DSO или Days sales outstanding, также встречаются Days Receivable, Average Collection Period, Average Debtor Days) - показатель, используемый компанией для оценки объёма непогашенной дебиторской задолженности.
Это среднее количество дней, которое требуется компании для получения платежа за продажу.
Равен отношению количества дней в отчётном периоде к оборачиваемости дебиторской задолженности. Показатель преобразует оборачиваемость дебиторской задолженности в её эквивалент, выраженный в днях.
Как правило, срок погашения дебиторской задолженности рассчитывается ежемесячно.
Управление дебиторской задолженностью (англ. Accounts Receivable Management) - это процесс предоставления кредита клиентам, выставления точных счетов и сбора своевременных платежей от клиентов. Отражает набор политик и процедур, которым следует компания для управления продажами в кредит. Управление дебиторской задолженностью начинается с оценки кредитоспособности контрагента и заканчивается процессом сбора сумм задолженностей.
Надежная система управления дебиторской задолженностью должна иметь "единый кредитный стандарт", "срок кредита" (соответствующий отрасли) и "программу сбора".
Автоматизация управления дебиторской задолженностью - это Автоматизация процесса сбора и управления Коммерческой дебиторской задолженностью. Это комплексная процедура, которая в целом состоит из следующих аспектов:
Автоматизация учета кредиторской задолженности - автоматизация процесса получения электронных счетов к оплате, утверждения счетов к оплате, обработки информации о платежах, сверки счетов с платежами и получения доступа к отчетам.
Все счета на оплату хранятся в облаке, в одном месте.
Автоматизация учета кредиторской задолженности (торговых/коммерческих обязательств) включает в себя четыре компонента:
Заказ на закупку (Заказ клиента) (англ. Sales order) - документ, который подтверждает заказ клиента и запускает процесс выполнения заказа. Когда заказ размещается, компания должна проверить, достаточно ли у нее запасов для его выполнения или наличия рабочей силы и расходных материалов для выполнения услуги. Если клиент разместил заказ, ответственное лицо продавца должно сделать заказ на продажу и отправить одну копию покупателю в качестве подтверждения заказа, а другую копию сохранить в качестве внутреннего документа для инициирования процесса выполнения заказа.
В отличие от счета на оплату, заказ на продажу не является требованием платежа от вашего клиента. Это просто подтверждение того, что заказ принят и находится в обработке. После обработки и отправки заказа или предоставления услуги клиенту будет выставлен счет на оплату. Использование заказов на продажу для управления дебиторской задолженностью становится все более важным по мере роста вашего малого бизнеса и усложнения связи между отделами.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами (взаимных расчетов) (англ. The act of reconciliation of mutual settlements with counterparties) – это документ, который составляется бухгалтерией организации для сверки взаимных расчетов между сторонами (организациями, индивидуальными предпринимателями т.п.) за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год).
Акт сверки взаиморасчетов – это бухгалтерский документ, который отражает:
Акт сверки - это НЕ первичный документ, потому что НЕ подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу, и его использование никак не изменяет финансовое положение сторон.
По сути, это технический документ, использование которого в большинстве случаев является добровольной инициативой бухгалтера.
Его рекомендуют использовать в следующих ситуациях:
Данные, которые указывает в акте взаиморасчетов организация-продавец, должны совпадать с информацией контрагента.
При обнаружении расхождений в учетных данных, они фиксируются в заключительной части документа.
Подписание акта сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом.
Техническое обслуживание, ориентированное на надежность (англ. Reliability-centered maintenance, RCM) - это концепция планирования технического обслуживания, позволяющая гарантировать, что системы продолжают выполнять то, что требуется их пользователям в их текущем рабочем контексте. Успешное внедрение RCM приведет к повышению экономической эффективности, надежности, времени безотказной работы оборудования и лучшему пониманию уровня риска, которым управляет организация.
План счетов бухгалтерского учета (англ. Chart of Accounts, COA) - финансовый организационный инструмент, который предоставляет полный список всех счетов в главной бухгалтерской книге компании с разбивкой на подкатегории.
Разрабатывается для каждой страны отдельно.
Министерство Финансов Республики Молдова, Приказ № 119 от 06-08-2013, об утверждении Общего плана счетов бухгалтерского учета
Общий План счетов бухгалтерского учета Молдовы разработан на основании Национальных стандартов бухгалтерского учета (НСБУ) и других нормативных актов по бухгалтерскому учету, с учетом требований раскрытия информации в финансовых отчетах и информационных потребностей субъекта.
Общий План счетов бухгалтерского учета распространяется на субъекты, которые ведут бухгалтерский учет на основе двойной записи, за исключением субъектов, которые применяют Международные стандарты финансовой отчетности (IFRS), и публичных учреждений.
Общий План счетов бухгалтерского учета регламентирует порядок отражения экономических фактов на счетах, который вытекает из положений Национальных стандартов бухгалтерского учета и других нормативных актов по бухгалтерскому учету. Отражение экономических фактов на счетах осуществляется в зависимости от их экономического содержания, с соблюдением принципов, норм и учетных политик субъекта.
Аванс или Авансовый платеж - это любой предварительный платеж, произведенный покупателем-заказчиком до отгрузки товара или оказания услуг. Аванс обязателен при поставках на условиях кредита, может составлять от 10 до 40 % стоимости контракта и засчитывается при окончательных расчетах; может применяться и 100%-й аванс. При неисполнении обязательств аванс подлежит возврату.
Аванс не следует путать с задатком. (Задаток - см. Гражданский Кодекс Республики Молдова от 06-06-2002, № 1107 (с изменениями и дополнениями), статьи 954, 955 и 956).
Различие заключается в том, что при неисполнении договора сторона, ответственная за нарушение, теряет задаток (если ответственен получатель задатка, он возвращает его, например, в двойном размере). К авансу такое правило не применяется. Кроме того, в отличие от задатка, аванс передаётся только в качестве исполнения обязательства, но не как форма обеспечения договора.
Промежуточный кредит (анг. Bridge credit or Interim credit) - это промежуточный вариант финансирования, используемый компаниями для укрепления своей краткосрочной позиции до тех пор, пока не может быть организован вариант долгосрочного финансирования.
Промежуточный кредит используется до тех пор, пока компания не получит постоянное финансирование или не погасит существующее текущее обязательство.
Товарный кредит (или Торговый кредит, анг. Trade credit) - это соглашение между предприятиями (B2B), по которому покупатель может приобретать товары без предварительной оплаты наличными и платить поставщику в более позднюю запланированную дату. Обычно предприятия, работающие с товарными кредитами, предоставляют покупателям 30, 60 или 90 дней для оплаты, при этом транзакция регистрируется в счете на оплату.
Товарный кредит можно рассматривать как тип финансирования под 0%, увеличивающий активы компании при отсрочке оплаты определенной стоимости товаров или услуг на какое-то время в будущем и не требующий выплаты процентов в отношении периода погашения.
Основные выводы:
Кредит-нота (анг. Credit Note, Credit Memo) - это письменное сообщение, направленное продавцом покупателю, в котором продавец извещает покупателя о том, что сумма задолженности покупателя перед продавцом уменьшается на указанную в кредит-ноте сумму.
Кредит-нота используется в ситуациях, когда продавец уменьшает стоимость проданного товара (работ, услуг).
Так, кредит-нота может использоваться в случае 1) предоставления продавцом скидки за объем закупленного товара 2) ошибки в ранее выставленных счетах 3) выявления покупателем недостатков товара, если стороны договорились на уменьшение стоимости и т.д.
В нормативных актах Республики Молдова термин "Кредит-нота" не упоминается, но этот документ используется, прежде всего, в международной практике и международных контрактах. Обычно, возможность и условия выставления Кредит-ноты прямо указаны в договоре.
Учет и налогообложение операций с кредит-нотой зависит от того, какова суть операции. Так, если кредит-нотой отражается скидка, то в учете следует отразить скидку. Если кредит-нотой отражается уменьшение стоимости товара, то и в учете отражаются операции по корректировке стоимости.
Дебет-нота (анг. Debit Note, Debit Memo) - это письменное сообщение, направленное продавцом покупателю, в котором продавец извещает покупателя о том, что сумма задолженности покупателя перед продавцом увеличивается на указанную в дебет-ноте сумму.
Некоторые предприятия следуют практике выдачи дебетовых нот клиентам, когда они продают им товары, или поставляют услуги до их оплаты, чтобы зафиксировать суммы, причитающейся им и сроки их выплаты.
В нормативных актах Республики Молдова термин "Дебет-нота" не упоминается, но этот документ может использоваться, прежде всего, в международной практике и международных контрактах. Обычно, возможность и условия выставления Дебет-ноты прямо указаны в договоре.
Трансфертное ценообразование (или трансфертная цена, анг. Transfer pricing) - это цена, устанавливаемая в хозяйственных операциях между различными подразделениями единой компании или между участниками единой группы компаний. Деятельность по установлению цен между такими компаниями называется трансфертным ценообразованием. Трансфертные цены позволяют перераспределять общую прибыль группы лиц в пользу лиц, находящихся в государствах с более низкими налогами. Это наиболее простая и распространенная схема минимизации уплачиваемых налогов.
