Счет на авансовый платеж (счет на предоплату) часто используются предприятиями, которые не планируют возвращать деньги, или добавлять дополнительные товары или услуги во время выполнения заявки. Обычно подходит для новых клиентов, для клиентов, которые формируют повторяющиеся заказы, а также для крупных заказов.
Преимущества предоплаты
- Предприятие остается с достаточным количеством наличных средств для покрытия операционных расходов заранее благодаря авансовым платежам;
- Меньше зависимости от краткосрочных кредитов или промежуточных кредитов для компенсации расходов;
- Меньше времени и усилий, затрачиваемых на получение платежей;
- Автоматизация циклов выставления счетов проста и удобна;
- Обычно легче настроить регулярные платежи для постоянных клиентов.
Риски авансовых платежей
Есть несколько причин, по которым предприятия предпочитают не выставлять счета на предоплату, например:
- У клиентов могут быть опасения по поводу результатов, которые они получат после совершения платежей, и это может привести к дополнительным обсуждениям.
- Предприятиям придется столкнуться с неудобствами, связанными с возвратом средств, если заказ (проект) будет отменен.
- Дополнительные расходы (например, за дополнительные или разовые работы) будут добавлены в отдельный счет, что может несколько усложнять обработку платежей.
Рекомендации по отслеживанию счетов на предоплату
Вот несколько рекомендаций, которым следует следовать, если вы планируете использовать авансовый платеж:
- Подумайте, является ли счет на предоплату лучшим вариантом для конкретных клиентов или проектов (для лучшего обслуживания клиентов, которых вы можете персонализировать)
- Используйте стороннее программное обеспечение для выставления счетов для создания, отправки и мониторинга счетов, например, e-Cont.md
- При ведении бухгалтерского учета, убедитесь, что вы эффективно планируете и ведете корректный учет авансовых платежей.
Как учитывать полученные авансовые платежи?
Если ваш бизнес получает доход заранее, очень важно обеспечить его правильный учет.
Счет на оплату в аванс обычно подходит для поддержки учета как однократных авансов, так и длительных контрактов с предоплатой.
Доходы, полученные до того, как они были заработаны, признаются как обязательства в соответствии с системой учета по методу начисления. Если авансовые платежи получены в течение года, они отражаются как краткосрочные обязательства.
Подводим итоги
Предварительное выставление счетов - это мудрый подход к обработке платежей клиентов, особенно для регулярных поставок или разовых сделок, но он требует внимания, чтобы убедиться, что вы относите правильные суммы к своим доходам. Это позволяет получать более надежные и достоверные прогнозы движения денежных средств, позволяя вам принимать более обоснованные бизнес-решения.
