Счет-проформа

Предварительный счет, который используется для запроса оплаты от заинтересованного покупателя за товары или услуги до их поставки.
Счет-проформа включает описание товара, общую сумму к оплате и другие сведения о транзакции.

Цель счета-проформы

Показать, сколько будут стоить товары или услуги, чтобы помочь покупателю решить, хотят ли они продолжить покупку.

Во многих отношениях проформа ближе к расценкам или смете, чем к счету-фактуре. Это связано с тем, что клиенты не обязаны платить сумму, указанную в проформе, общая сумма задолженности не учитывается в счетах к оплате клиента или вашей дебиторской задолженности, и вы не можете использовать проформу для возмещения НДС.

По сути, это ознакомительная информация для покупателя, чтобы он знал заранее, чего ожидать и на каких условиях.
Например, если оплата требуется заранее, чтобы обеспечить финансирование до того, как вы начнете производить товары или предоставлять услуги, можно использовать проформу, чтобы предложить детали предстоящей транзакции.

Когда вам можно использовать счет-проформу?

Проформа обычно отправляется покупателю или клиенту, когда он проявил заинтересованность в покупке, но пока официальный счет на оплату не может быть отправлен, поскольку окончательные детали еще необходимо подтвердить. Как только клиент со всем согласен, вы доставляете товар и выставляете официальный счет.

Что включать в счет-проформу

Основная цель счета-проформы — показать вашему клиенту детали предлагаемой транзакции. Таким образом, он должен включать ту же информацию, что и окончательный счет:

Уникальный номер счета-фактуры.
Название вашей компании, адрес и контактные данные.
Имя и адрес вашего клиента
Дата выдачи и срок исполнения.
Описание товара или услуги
Как долго цена действительна
Ссылка на любые применимые положения или условия.
Условия оплаты (дать ему инструкции о том, как он будет платить)
НДС (указать ожидаемую сумму НДС)

В отличие от окончательного счета-фактуры, проформа включать:

Термин «счет-проформа», чтобы ваш клиент знал, что это не счет-фактура или налоговая накладная
Фраза «Этот документ не явялется обязательством для сторон»,
Фразы «Финальаная сумма к оплате должна быть уточнена после согласования».

Обычная практика в странах с развитой экономикой:

проформа включает в себя практически всю, ту же информацию, которая указана в окончательном счете-фактуре, но она не имеет такого же юридического веса и не должна использоваться для целей бухгалтерского учета или в качестве обязательного соглашения.
счета-проформы не считаются коммерческими счетами, на них не распространяются те же правила и положения. Это означает, что им не обязательно включать подробную информацию об НДС Однако включение этой информации имеет некоторые преимущества. Во-первых, поскольку счета-проформы можно рассматривать как черновые счета, важно, чтобы они были как можно ближе к конечному «официальному» счету. Включение информации об НДС дает клиентам более точное представление о том, какую сумму они могут рассчитывать заплатить.