Automatizarea procesului de colectare și gestionare a creanțelor comerciale este o procedură complexă care, la general, constă din următoarele aspecte.
1) Billing (e-Invoicing avansat)
Billing (e-Invoicing avansat) este procesul de generare a conturi pentru clienți în mod regulat sau ad-hoc, în funcție de tipul planului selectat de client.
Invocing-ul pentru furnizor este un proces gradual de solicitare a plății de la clienți prin emiterea conturilor de plată.
Sistemul de emitere a conturilor de plată electronice urmează să permită, potențial, implementarea unei proceduri complexe de emitere a conturilor de plată. Automatizarea sistemului emiterii conturilor de plată va eficientiza procesele de afaceri ale companiei prin reducerea timpului necesar pentru gestionarea conturilor și eliminarea eventualelor erori.
Ce urmează să asigure sistemul automatizat de emitere a conturilor de plată:
- Generarea conturilor în baza formării diferențiate a prețurilor, a taxelor de întârziere și celor locale;
- Livrarea conturilor ce corespund condițiilor de plată specifice, ciclurilor și preferințelor clienților;
- Generare conturilor de plată complexe, cu posibilitatea creării conturilor individuale sau tipizate;
- Expedierea online a actelor de verificare și conversia acestora în conturi de plată;
- Scheme individuale de plată pentru fiecare client;
- Flexibilitatea emiterii conturilor de plată pentru abonamente, servicii sau produse, cee ace va facilita efectuarea plăților de către clienți.
2) Colectarea conturilor de plată
Dvs. ați generat conturile de plată, dar mai este necesar să le colectați și să le stocați, apoi să le expediați clientului (plătitorului).
Pentru aceasta aveți nevoie de o oarecare „Infrastructură și mecanisme de colectare a conturilor de plată”.
Colectarea și stocarea automată a conturilor (colecțiile) elimină necesitatea de a lucra ore întregi cu tabele electronice sau monitorizând e-mail-ul.
Principalele instrumente de automatizare a strategiei de colectare a conturilor pentru plată:
- Notificări canalizate pentru a reaminti clienților necesitatea efectuării plății, fără a-i face să perceapă notificările drept spam;
- Posibilitate de integrare:
- cu sisteme contabile, de exemplu, 1С;
- cu coșul de comandă în magazinul electronic, de exemplu, Woocommerce, OpenCart, PrestaShop, osCommerce;
- cu sisteme CRM, de exemplu, AmoCRM, Bitrix24;
- Importul conturilor de plată în format CSV;;
- Înregistrarea și monitorizarea automată a interacțiunilor cu clienții, ceea ce facilitează organizarea și identificarea acestora pentru utilizare ulterioară;
- Menținerea portalurilor clienților, care le oferă opțiunea de autodeservire;
- Date centralizate pentru stocarea tuturor informațiilor despre conturile de plată, într-un singur loc;
- Notarea automată (evaluarea) vă permite să aflați cine, cu probabilitate înaltă, este dispus să achite contul la timp și integral;
- Management integrat al sarcinilor pentru a urmări așteptările și solicitările clienților.
3) Acceptarea plăților
Crearea unei experiențe flexibile de plată sau de interacțiune (Ing. User eXperience, UX) este un aspect important al automatizării colectării creanțelor comerciale. Portalurile de plată sunt piatra de temelie a acceptării automate a plăților, creând o experiență de plată fără impedimente pentru clienți și permițându-vă să colectați plăți prin intermediul mai multor metode de plată.
Sistemul de acceptare a plăților poate (și ar trebui) să mențină următoarele funcționalități:
- Portalurile pentru clienți, acolo unde este necesar, urmează să includă opțiunea de „etichetă alba” pentru a oferi o experiență de utilizator sau de interacțiune sigură și consecventă (ing.User eXperience, UX);
- Metodele de plată individuale urmează să includă opțiuni precum plăți regulare (recurente), plată automată, reduceri pentru plată anticipată și informații fiscale;
- Incorporarea diverselor optiuni de emitere a conturilor de plată:
- din coșul de cumparaturi al magazinului electronic,
- prin API (butch mode),
- cont de plată perfectat manual de catre managerul vânzatorului pentru efectuarea plăților MOTO, atunci când comenzile sunt acceptate telefonic sau prin E-mail.
Consultați pay.diginet.md drept exemplu de implementare;;
- La necesitate, încorporați posibilitatea emiterii unui „cont deschis de plată”, atunci când cumpărătorul însuși poate emite un cont pentru efectuarea plății sau când plătitorul nu este identificat la momentul emiterii contului;
- La necesitate, oferiți plătitorului posibilitatea de a plăti în rate (plată parțială);
- Aplicația echipamentului de casă și control ar trebui să asigure legătura automata a conturilor de plată cu bilanțul;
- Existența pe portalurile clienților a posibilității de integrare cu diverse forme de plăți offline: transfer bancar (wire transfer), debit direct (depunere), linie de credit etc.;
-
Acceptarea diferitelor forme de plată online: carduri bancare (ing. Debit Card), terminal POS, plăți instant, plăți ACH, carduri de debit preplătite (ing. Prepaid Debit Card) și Card cadou (ing. Gift Cards);
Atunci când acceptați plăți online, este important ca vânzătorul online (comerciantul):
la necesitate, asigurați posibilitatea de a accepta plăți (cash) la casă, în oficiu sau prin intermediul curierului: plată cash, terminal POS, carduri de debit preplătite (eng. Card de debit preplătit).
- să respecte liniile directoare „Prevenirea fraudei cu cardurile bancar” și
- este de dorit să fie implementat serviciul de „Evaluarea riscurilor a fraudelor online”, mai ales dacă există cumpărători din afara Moldovei.
- la necesitate, asigurați posibilitatea de a accepta plăți (cash) la casă, în oficiu sau prin intermediul curierului: plată cash, terminal POS, carduri de debit preplătite (ing. Card de debit preplătit).
4) Procesarea plății
După perceperea plății, rămâne necesitatea de contrapunere și de urmărire a plății respective, precum și să modificați statutul plății în cazul fiecăriu cont de plată. Automatizarea conturilor de plată vă permite să efectuați „Decontarea plăților în funcție de conturi de plată”, adică să contrapuneți plățile cu conturile de plată și soldurile de plată.
Sistemul de procesare a plăților poate (și urmează) să asigure:
- Procesarea plăților: contrapunerea între orice opțiuni de plată și conturile de plată, precum și schimbarea promptă a statutului plății pentru fiecare cont de plată;
- Contabilizarea opțiunii de plată atunci când s-a efectuat o plată unica în baza mai multor conturi de plată;
- Dacă este permisă plata în rate, are loc contabilizarea tuturor opțiunilor de plată efectuate în baza unui singur cont de plată;
de exemplu: efectuarea în oficiu a unei plăți în numerar la întocmirea contractului și plățile ulterioare, inclusiv prin transfer bancar, card bancar online și plata finală la livrare prin intermediul curierului;
- Reguli personalizate de plată în numerar;
- Detectarea și procesarea automată a notificărilor transferurilor bancare;
- Deschiderea, scanarea, depunerea și contrapunerea automată a conturilor de plată sau a soldurilor.
5) Perfectarea actelor de verificare
Întocmirea unui Actul de verificare este un aspect important al procesului de colectare a creanțelor comerciale. Un raport de verificare automată vă permite să coordonați conturile de plată și plățile efectuate cu registrul general și să afișați un rezumat al activității.
Automatizarea verificării (reconcilierii) trebuie să ofere:
- Posibilitatea creării intervalelor temporare pentru vizualizarea rapoartelor;
- Rezumatul acțiunilor, inclusiv conturile de plată emise, plățile primite și ajustările efectuate;
- Evidența opțiunilor de insuficiență a plății sau de supraplată.
6) Monitorizarea și prognozarea
Atunci când toate etapele și pașii au fost implementați în sistemul dvs. automatizat de înregistrare și colectare a creanțelor comerciale, obțineți posibilitatea monitorizării fiecărei etape a procesului și să prognozați activitatea ulterioară.
În viitor poate fi prevăzută implementarea Intelectului Artificial pentru prognozarea fluxurilor mijloacelor bănești, precum și a informațiiei privind planul de achitpri în rate și comportamentul istoric de efectuare a plăților, pentru a vă oferi o imagine extinsă despre fluxurile și tendințele de plată.
