Menținerea unui sistem eficient de gestionare a creanțelor comerciale este o responsabilitate importantă a unui contabil care vă poate ajuta afacerea să se dezvolte chiar dacă vă expuneți la riscurile emiterii (transferului) de bunuri și servicii pe cheltuiala dumneavoastră.
Cum să creați eficient de gestionare a creanțelor comerciale
-
1) Să aibă o politică oficială de credit
O politică de credit este o formă de control care vă protejează afacerea de clienții care nu plătesc la timp. Înainte de a acorda credit clienților, aceștia trebuie să treacă printr-un proces riguros și formal de verificare. Trebuie să stabiliți cerințe, termeni și condiții care să vă permită să identificați „debitori buni și de încredere”.
De exemplu, puteți seta limite maxime de credit pentru a limita cantitatea de achiziții pe care le pot face într-un cont. Pe parcurs, puteți crește limitele de credit în funcție de schema de plată a clientului. -
2) Trimiteți conturile de plată în 48 de ore
Dacă este posibil, trebuie să trimiteți o contul de plată în termen de 48 de ore de la încheierea lucrărilor sau livrarea mărfurilor. Clienții sunt mai susceptibili să plătească rapid, deoarece serviciul sau produsul este încă proaspăt în mintea lor. -
3) Personalizați conturile de plată
Conturile de plată personalizate adaugă valoare estetică conturi. Adăugarea unui logo și, dacă este posibil, a culorilor și modelelor mărcii dvs. vă va ajuta conturile să iasă în evidență și să vă promoveze compania. Dacă clienții vă pot identifica cu ușurință conturile, le pot aminti cu ușurință și le pot plăti cât mai curând posibil. -
4) Acționați rapid atunci când clienții pierd un termen limită de plată
Creați un raport privind vechimea conturilor de încasat cel puțin o dată pe săptămână pentru a urmări conturile care se apropie de scadență sau au expirat.
Dacă plata prin cont este întârziat cu cel puțin o zi, contactați imediat clientul pentru a discuta acest lucru cu acesta.
Adesea, plățile ratate pot fi rezolvate rapid printr-un apel telefonic în timp util sau un memento prin e-mail. Dacă un client nu vă întoarce apelurile, puteți trimite o scrisoare de memento prin poștă sau e-mail în termen de 48 de ore, în funcție de ceea ce preferă clientul dvs.
Utilizați opțiunea - expedierea automată trimite clientului mementouri de plată dacă cont acestuia este scadentă într-un anumit număr de zile. -
5) Folosiți documentul „Comandă de cumpărare” pentru gestionarea eficientă a comenzilor
Documentul „Comandă de cumpărare” ajută personalul dumneavoastră să verifice dacă produsele care așteaptă expediere se potrivesc cu detaliile și specificațiile comenzii clientului. Revizuirea unei cereri de achiziție în timpul onorării comenzii ajută la prevenirea erorilor la pregătirea unui produs sau serviciu pentru expediere. -
6) Utilizați software-ul de emiterea conturi de plată ectronică
Utilizarea software-ului de emiterea conturi de plată ectronică nu numai că face rapidă și ușoară crearea, trimiterea și urmărirea conturilor, ci și reducerea volumului de lucru. Puteți consulta diferite programe de e-Invocing, iar unele dintre ele sunt gratuite, astfel încât să puteți începe cu ele pentru a înțelege cum funcționează. -
7) Integra gestionării conturilor de încasat cu software-ul de contabilitate
Asigurați-vă că software-ul pe care îl utilizați pentru a urmări și înregistra plățile din conturi de încasat este integrat cu software-ul care înregistrează depozitele și reconciliază contul dvs. bancar. Acest lucru asigură că plățile de încasat primite sunt în concordanță cu chitanțele din contul bancar. -
8) Separați responsabilitățile de managementul creanțelor comerciale
În companiile mari, o persoană poate emite conturi de plată, în timp ce alta poate primi informații despre încasările de bani și le poate aplica conturilor neplătite.
În companiile mici cu un angajat responsabil, în primul rând, trebuie să revizuiască toate încasările primite, să le compare cu conturile de plată neplătite și apoi să le transfere contabilului pentru a intra în programul de contabilitate. -
9) Rezolvați problemele clienților pentru a evita returnările sau taxele
Unul dintre motivele pentru care clienții nu plătesc la timp este faptul că nu sunt mulțumiți de produsul sau serviciul oferit.
Creați un sistem pentru a le rezolva problemele punându-le în contact cu persoana potrivită, de preferință nu cu funcționarul dvs. de creanțe, deoarece de obicei nu sunt implicați în această parte a afacerii.
Problemele clienților trebuie rezolvate înainte de orice cerere de returnare sau înainte de a face orice reclamații. -
10) Urmăriți eficacitatea gestionării creanțelor
Folosiți "Rata de rotație a conturilor de încasat" (англ. Accounts Receivable Turnover Ratio), care arată de câte ori într-o perioadă (de obicei, un an) o organizație a primit o plată de la clienți egală cu soldul mediu al datoriei restante (pentru a evalua cât de eficient afacerea dvs. colectează rapid conturile de încasat). Cu cât cifra de afaceri a creanțelor este mai mare, cu atât mai bine.
Să presupunem că cifra de afaceri a creanțelor în 2021 este de 3,5. Aceasta înseamnă că am încasat creanțe de 3,5 ori pe parcursul anului. Cu toate acestea, în 2022, cifra de afaceri a creanțelor este de 2,5. Prin urmare, putem spune că timpul nostru de încasare a creanțelor a fost mai scurt în 2021 față de 2022.
Ar trebui să urmăriți modul în care acest raport se modifică în timp pe măsură ce sunt implementate noi politici și proceduri. -
11) Evaluați sau anulați datorii neperformante
Datoriile neperformante sunt datorii despre care crezi că nu vor fi niciodată încasate. Când apar datorii neperformante, trebuie să le anulați din registre, astfel încât să fie excluse din venituri și active.
Companiile mari își evaluează adesea datoria neperformantă în mod regulat și pe măsură ce sunt emise noi conturi. Întreprinderile mici de obicei doar așteaptă până când datoria devine rău și apoi înregistrează cheltuielile cu datorii neperformante.
Vrei să afli mai multe despre automatizarea practicii tale de creanțe comerciale? Citiți Ghidul „Automatizarea gestionării creantelor comerciale” pentru a afla cum și de ce să automatizați fiecare componentă.
Înregistrați-vă pe e-Cont.md pentru a vedea ce vă putem oferi astăzi pentru afacerea dvs.