Поддержание эффективной системы управления коммерческой дебиторской задолженностью является важной обязанностью бухгалтера, которая может помочь вашему бизнесу расти, даже если вы подвергаете себя рискам отпуска (передачи) товаров и услуг за свой счет.
Как создать эффективное управление дебиторской задолженностью
Если следовать некоторым хорошо зарекомендовавшим себя практикам.
-
1) Разработайте свою кредитную политику
Кредитная политика - это форма контроля, которая защищает ваш бизнес от клиентов, которые не платят вовремя. Прежде чем предоставлять кредит клиентам, они должны пройти строгий и формальный процесс проверки. Вы должны установить требования, сроки и условия, которые позволили бы выявить "хороших и надежных должников".
Например, вы можете установить максимальные кредитные лимиты, чтобы ограничить количество покупок, которые они могут сделать в кредит. Попутно вы можете увеличивать кредитные лимиты в зависимости от схемы оплаты клиента. -
2) Отправляйте счета на оплату в течение 48 часов
По возможности, вы должны отправить счет на оплату в течение 48 часов после окончания работы или доставки товара. Клиенты, скорее всего, будут платить быстро, поскольку услуга или продукт все еще свежи в их памяти. -
3) Персонализируйте счета на оплату
Персонализированные счета добавляют эстетическую ценность счету. Добавление лого, и по возможности, цветов и дизайна вашего бренда поможет вашим счетам выделиться и прорекламировать вашу компанию. Если клиенты могут легко идентифицировать ваши счета, они также могут легко их запомнить и оплатить как можно раньше. -
4) Действуйте быстро, когда клиенты пропускают крайний срок оплаты
Создавайте отчет об устаревании дебиторской задолженности не реже одного раза в неделю, чтобы отслеживать счета, срок погашения которых приближается или уже истек.
Если оплата по счету просрочена хотя бы на один день, немедленно свяжитесь с клиентом, чтобы обсудить это с ним.
Часто пропущенные платежи можно быстро решить с помощью своевременного телефонного звонка или E-mail напоминания. Если клиент не отвечает на ваши звонки, вы можете отправить письмо-напоминание по почте или электронной почте в течение 48 часов, в зависимости от того, что предпочитает ваш клиент.
Используйте опцию - автоматическая высылка отправляет клиенту напоминания об оплате, если его счет на оплату должен быть оплачен через определенное количество дней. -
5) Используйте документ "Заявка на покупку" для эффективного управления заказами
Документ "Заявка на покупку" помогают вашим сотрудникам проверять, соответствуют ли продукты, ожидающие отправки, деталям и спецификациям заказа клиента. Проверка заявки на покупку во время выполнения заказа помогает предотвратить ошибки при подготовке товара или услуги к отгрузке. -
6) Используйте программное обеспечение для выставления счетов на оплату
Использование программного обеспечения для выставления счетов не только позволяет быстро и легко создавать, отправлять и отслеживать счета, но и снижает вашу рабочую нагрузку. Вы можете проверить различные программы для выставления счетов на оплату и некоторые из них бесплатны, поэтому вы можете начать с них, чтобы понять, как они работают. -
7) Интегрируйте управление дебиторской задолженностью с бухгалтерским программным обеспечением
Убедитесь, что программное обеспечение, которое вы используете для отслеживания и записи платежей дебиторской задолженности, интегрировано с программным обеспечением, которое регистрирует депозиты и выверяет ваш банковский счет. Это гарантирует, что полученные платежи по дебиторской задолженности согласуются с поступлениями на банковский счет. -
8) Разделите обязанности по управлению дебиторской задолженностью
В больших компаниях один человек может выставлять счета, а другой может получать информацию о поступлениях денег и применять их к неоплаченным счетам.
В небольших компаниях с ответственный работник вначале должен просмотреть все входящие поступления, сравнить их с неоплаченными счетами, и затем передать их бухгалтеру для внесения в программу для ведения бухгалтерского учета. -
9) Решайте проблемы клиентов, чтобы избегать возвратов или взысканий
Одна из причин, по которой клиенты не платят вовремя, заключается в том, что они не удовлетворены предоставленным продуктом или услугой.
Создайте систему для решения их проблем, связав их с нужным человеком, желательно не с вашим клерком по дебиторской задолженности, поскольку они обычно не участвуют в этой части бизнеса.
Проблемы клиентов должны быть решены до любого запроса на возврат или до любых обращений за взысканием. -
10) Отслеживайте эффективность управления дебиторской задолженностью
Используйте "Коэффициент оборота дебиторской задолженностью" (англ. Accounts Receivable Turnover Ratio), который показывает, сколько раз за период (обычно, за год) организация получила от покупателей оплату в размере среднего остатка неоплаченной задолженности (чтобы оценить, насколько эффективно ваш бизнес быстро собирает дебиторскую задолженность). Чем выше оборот дебиторской задолженностью, тем лучше.
Предположим, что оборот дебиторской задолженностью в 2021 году составляет 3,5. Это означает, что мы собрали дебиторской задолженность 3,5 раза в течение года. Однако в 2022 году оборот дебиторской задолженностью составляет 2,5. Поэтому мы можем сказать, что время сбора нашего дебиторской задолженности было меньше в 2021 году по сравнению с 2022 годом.
Вы должны отслеживать, как указанный коэффициент меняется с течением времени по мере внедрения новых политик и процедур. -
11) Оцените или спишите безнадежные долги
Безнадежные долги — это долги, которые, по вашему мнению, никогда не будут взысканы. Когда возникают безнадежные долги, вы должны списать их с бухгалтерского учета, чтобы они были исключены из вашего дохода и активов.
Крупные компании часто оценивают свою безнадежную задолженность регулярно и по мере выставления новых счетов. Малые предприятия, обычно просто ждут, пока долг станет безнадежным, а затем регистрируют расходы по безнадежным долгам.
Хотите узнать больше об автоматизации практики учета дебиторской задолженности? Прочтите Руководство "Автоматизация учета дебиторской задолженности", чтобы узнать, как и зачем автоматизировать каждый компонент.
Зарегистрируйтесь на e-Cont.md, чтобы увидеть, что мы можем предложить для вашего бизнеса уже сегодня.